Noch immer laufen in jedem Unternehmen viele Arbeitsprozesse papiergestützt ab. Sei es die Rechnungsprüfung, der Urlaubsantrag, Krankmeldungen oder die Lieferantenbestellung. Dabei passt das Medium Papier nicht mehr in die häutigen Abläufe des digitalen Arbeitens. Papier wandert langsam durchs Unternehmen und muss verarbeitet und archiviert werden. Immer einhergehend mit Fehleranfälligkeit und unordentlichen Schreibtischen. Ein geordneter Prozessablauf oder ein automatischer Ablauf ist schwierig darstellbar.
Ein DMS ist die Grundlage der Digitalisierung im Unternehmen
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) stellt den Kern der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen dar. Ohne ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Digitalisierung der Abläufe im Unternehmen nicht umsetzbar. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Einsatz eines DMS die Prozesse effizienter gestalten und verhelfen Ihnen dazu Ihr Unternehmen auf das nächste Level zu bringen.
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Der einfache Weg zum papierlosen Büro mit ecoDMS
Das Dokumentenmanagementsystem von ecoDMS bietet einen einfachen, schnellen und auch kostengünstigen Einstieg in die digitale Archivierung. Daher eignet sich ecoDMS besonders für kleinere Organisationen ab einem Büroarbeitsplatz. Durch verschiedene zusätzliche Anwendungen lassen sich jedoch auch komplexe Abläufe abteilungsübergreifend darstellen. Die Anforderungen größerer Betriebe sind ebenfalls ohne Probleme darstellbar. ecoDMS ist ein Dokumentenmanagementsystem das mitwächst.
Durch die Möglichkeit das DMS in der privaten Cloud zu betreiben sind keine teuren Anfangsinvestitionen in Hardware und Datensicherung notwendig. Mit unseren Lösungsansätzen und definierten Leistungspaketen gelingt der Einstieg in das papierlose Büro im Handumdrehen.
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Wichtige Dokumente schnell auffindbar, auch von unterwegs
ecoDMS vereinfacht nicht nur die Abläufe innerhalb des Büros. Auch bei Außendienstterminen habe Sie alle relevanten Dokumente in unmittelbarem Zugriff. Das Archiv ist von unterwegs per Weboberfläche oder auch per App einsehbar. Auch im Homeoffice haben Sie Vollzugriff auf das komplette Dokumentenarchiv und sogar die Möglichkeit sich gezielt und sicher per Videoschalte sich mit den Kollegen gezielt zu einem Dokument auszutauschen. So ist Ihre Arbeit einfach und von ortsunabhängig schnell zu erledigen. Langes Warten auf die Beantwortung von Rückfragen der Kollegen gehören der Vergangenheit an.
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Einsatzgebiete eines Dokumentenmanagementsystems
Ein DMS lässt sich komplett in die Prozesse in Ihrem Unternehmen anbinden. Das einfachste und wohl auch häufigste Anwendungsszenario ist im Finanz- und Rechnungswesen angesiedelt. Eingangsrechnungen werden automatisch abgelegt und in einem Workflow für den Bestellabgleich und Freigabeprozess weiterverarbeitet. Vorteil dieses Einsatzbereiches ist, die schnellere Verarbeitung, bei gleichzeitig geringerer Fehlerquote. Aber auch im Personalwesen und im Vertrieb leistet ein Dokumentenmanagement wichtige Arbeit, wenn es um schnellere Prozesse geht. Arbeitsverträge und Personalakten sind schnell einsehbar. Ebenso verhält es sich mit Kundenanfragen, Marketingdokumenten oder Vereinbarungen. Insgesamt wird mit der Digitalisierung von Dokumenten die Arbeit in vielen Abteilungen verbessert.
